Privatlivspolitik

Generel information

Denne privatlivspolitik omhandler Emply ApS' (Emply) behandling af personoplysninger som dataansvarlig. Når Emply behandler personoplysninger om vores kunders medarbejdere i Emply-løsningerne, agerer Emply som databehandler og er underlagt de vilkår, der fremgår af den databehandleraftale, vi har indgået med vores kunder.

I denne privatlivspolitik kan du læse om, hvordan Emply behandler oplysninger om dig i forbindelse med din brug af www.emply.dk, når du kontakter os, til brug for udsendelse af markedsføringsmateriale, samt i forbindelse med din deltagelse i kurser mv. Oplysningerne kan komme fra dig selv eller tredjemand (fx din arbejdsgiver eller en af dine pårørende).

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål angående vores behandling af personoplysninger. Se også nedenfor, hvor vi beskriver dine rettigheder og har angivet yderligere kontaktoplysninger.



Dataansvarlig

Den dataansvarlige er:
Emply ApS
Lyngbyvej 2
2100 København Ø
Danmark
CVR-nummer: 31430747

Kontakt:
Tlf: +45 70 28 60 50
E-mail: support@emply.com



Generelle henvendelser og CRM

Når du kontakter os via kontaktformularer på vores hjemmeside eller i forbindelse med andre henvendelser (fx som repræsentant for en af vores kunder, leverandører eller en anden tredjepart), kan din henvendelse indeholde personoplysninger, fx kontaktoplysninger, din tilknytning til en bestemt virksomhed eller andre personoplysninger, som du måtte give os. Vi behandler disse oplysninger for at kunne behandle og besvare din henvendelse. Vores hjemmel til at behandle oplysningerne er forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne administrere og besvare henvendelser, herunder yde kundeservice mv., jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis du i en henvendelse viser interesse for et af vores produkter, eller hvis du henvender dig på vegne af en virksomhed (fx din arbejdsgiver), kan vi registrere dig og de oplysninger, du giver os, i vores CRM-system som et potentielt lead eller repræsentant for en virksomhed, så vi kan kommunikere med dig om vores produkter. Du vil da blive registreret som en kontaktperson for den virksomhed, du repræsenterer. Vores hjemmel til at behandle oplysningerne er forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne sælge og kommunikere med kunder og potentielle kunder om vores produkter, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi kan også benytte din henvendelse, og dermed personoplysninger indeholdt deri, som led i optimeringen af vores nuværende services eller til udviklingen af nye services, fx ved at udarbejde statistik over modtagne henvendelser eller foretage anonymisering af modtagne henvendelser for at kunne benytte dem senere. Vi kan også anvende dine kontaktoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af spørgeundersøgelser, samt de personoplysninger vi måtte modtage, hvis du deltager i spørgeundersøgelsen. Vores hjemmel til at behandle oplysningerne til disse formål er forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne optimere vores nuværende services eller udvikling af nye services, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.



Support

Når du kontakter os for at modtage support til brugen af vores produkter, vil din henvendelse nogle gange indeholde personoplysninger, fx kontaktinformationer, din tilknytning til en bestemt virksomhed eller andre personoplysninger, som du måtte give os. Vi behandler disse oplysninger for at kunne yde den support, du beder om.

Vores hjemmel til at behandle oplysningerne er forfølgelsen af vores legitime interesse i at udøve den support, vi har aftalt at yde med den virksomhed, som du repræsenterer, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi kan også benytte din henvendelse, og dermed personoplysninger indeholdt deri, som led i optimeringen af vores nuværende services eller til udviklingen af nye services, fx ved at udarbejde statistik over modtagne henvendelser eller foretage anonymisering af modtagne henvendelser for at kunne benytte dem senere. Vi kan også anvende dine kontaktoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af spørgeundersøgelser, samt de personoplysninger vi måtte modtage, hvis du deltager i spørgeundersøgelsen. Vores hjemmel til at behandle oplysningerne til disse formål er forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne optimere vores nuværende services eller udvikling af nye services, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.



Kurser mv.

Når du eller andre (fx din arbejdsgiver) tilmelder dig et kursus eller et andet arrangement, behandler vi dine kontaktoplysninger, fx dit navn, din e-mailadresse, din virksomhedstilknytning og andre oplysninger, som vi konkret modtager. Dette kan også være oplysninger om bestemte madpræferencer, såfremt vi skal stå for beværtning i forbindelse med arrangementet. Vores hjemmel til at behandle oplysningerne er forfølgelsen af vores legitime interesse i at kunne levere det arrangement, som vi har aftalt at levere med den virksomhed, du deltager på vegne af, samt at kunne kommunikere med deltagerne før, under og evt. efter arrangementet, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Såfremt din tilmelding sker på vegne af dig selv, og dermed ikke som repræsentant for en virksomhed, er vores hjemmel i stedet GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde den aftale, vi indgår med dig om deltagelse i arrangementet.



Elektronisk markedsføring

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev eller anden direkte markedsføring, registrerer vi din e-mailadresse og evt. andre kontaktinformationer. I nogle tilfælde registrerer vi også andre oplysninger, som du konkret giver os. Vi bruger disse yderligere oplysninger til at kunne individualisere de tilbud og nyheder, vi sender til dig.

Vores hjemmel til behandlingen er det samtykke, du giver, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.

Du kan altid tilbagekalde dit samtykke. Dette kan fx ske ved at du henvender dig til os via kontaktoplysningerne, som er angivet ovenfor.



Brugen af hjemmesiden

Vores hjemmeside anvender cookies og lignende teknologier til at indsamle og behandle oplysninger om vores besøgendes brug af hjemmesiden. Ønsker du at vide mere om vores brug af cookies og lignende teknologier, kan du læse herom i vores Cookiepolitik [indsæt hyperlink].

Når der placeres cookies og lignende teknologier på dit terminaludstyr, kan der ske behandling og videregivelse til vores samarbejdspartnere af dine personoplysninger, fx oplysninger om din IP-adresse. Vores hjemmel til at behandle disse oplysninger er følgende:
  • For teknisk nødvendige cookies: Forfølgelsen af vores legitime interesse i at føre statistik over trafikken på og brugen af hjemmesiden, optimere vores hjemmeside og markedsføre vores ydelser overfor relevante besøgende, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

  • For alle øvrige cookies: Det samtykke, du har givet til, at vi må benytte cookies og lignende teknologier på hjemmesiden, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.


Modtagere af dine personoplysninger

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjeparter uden dit samtykke, medmindre vi er forpligtet hertil i henhold til lovgivningen, eller hvis det sker for at forfølge de ovenfor beskrevne formål.

Vi kan fx videregive dit navn til en tredjepart, hvis denne tredjeparts lokaler skal benyttes til afholdelse af et kursus eller andet arrangement, som du skal deltage i. Vi kan også dele dine kontakt- og præferenceoplysninger med vores koncernforbundne selskaber, hvis du fx har givet samtykke hertil i forbindelse med tilmelding af nyhedsbreve mv., eller hvis du (eller den virksomhed, du repræsenterer) modtager eller skal modtage ydelser på tværs af vores koncernselskaber.

Vi overlader i en række tilfælde behandlingen af dine personoplysninger til vores databehandlere. Dette er fx tilfældet, når vi lader vores data blive hostet hos en ekstern leverandør, og når vi lader en anden virksomhed varetage driften af vores hjemmeside. Vores databehandlere behandler udelukkende dine personoplysninger i henhold til vores instruks, og vi indgår altid databehandleraftaler med vores databehandlere. Vi anvender fortrinsvist anerkendte og modne databehandlere, der er i stand til at stille tilstrækkelige garantier i form af ekspertise, pålidelighed og ressourcer til implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for de personoplysninger, som de behandler på vegne af os.



Overførsel af personoplysninger til lande udenfor EU/EØS

Dine personoplysninger kan undtagelsesvist blive overført til modtagere udenfor EU og EØS, herunder vores moderselskab, Paychex, Inc. i USA, eller vores databehandlere, som er beliggende i USA. Overførselsgrundlaget er EU-Kommissionens Standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til tredjelande.

Hvis du ønsker mere information om overførsel af dine personoplysninger til tredjelande, eller hvis du ønsker en kopi af de relevante overførselsgrundlag, er du velkommen til at kontakte os på kontaktoplysningerne, som er angivet ovenfor.



Opbevaring af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger så længe det er nødvendigt til at forfølge de formål, hvortil personoplysningerne er indsamlet. Du kan se en oversigt over vores konkrete slettefrister i skemaet nedenfor.

Formål Opbevaringsperiode
(oplysninger slettes som udgangspunkt senest på de angivne tidspunkter)
Oplysninger, som indgår i generelle henvendelser, oplysninger om kontaktpersoner i vores CRM-system, samt oplysninger, der anvendes til statistik og forretningsoptimering mv. 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor henvendelsen/sagen blev afsluttet eller hvor kundeforholdet til den pågældende virksomhed blev afsluttet. Oplysningerne kan indenfor ovennævnte frist anonymiseres og anvendes til statistik og forretningsoptimering, hvorefter de ikke længere betragtes som personoplysninger, idet de ikke længere kan anvendes til at identificere en person.
Oplysninger, der indgår i supportsager 1 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor supportsagen blev afsluttet.
Oplysninger, som behandles i forbindelse med kurser mv. 1 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor arrangement blev afholdt.
Oplysninger modtaget i forbindelse med tilmelding til nyhedsbrev eller anden form for elektronisk markedsføring 2 år efter udsendelsen af den seneste henvendelse. Hvis samtykket trækkes tilbage, slettes oplysningerne senest ved udgangen af det regnskabsår, hvor samtykket blev tilbagekaldt.
Oplysninger indsamlet ved brug af cookies mv. Opbevaringsperioden afhænger af levetiden for de enkelte cookies. Du kan læse mere om dette i vores Cookiepolitik. [indsæt hyperlink]



Dine rettigheder

Du har efter GDPR en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Dem kan du læse mere om nedenfor.
  • Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

  • Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

  • Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

  • Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandler oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

  • Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
For alle henvendelser om udøvelse af dine rettigheder, kan du blot rette henvendelse via kontaktoplysningerne, som er angivet ovenfor. Foruden ovenstående har du desuden ret til at klage over vores behandling af dine personoplysninger. Det kan du gøre ved at kontakte Datatilsynet via www.datatilsynet.dk. Du kan også læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.


Version 2.0
© 2022 Emply ApS.
 
Alle rettigheder forbeholdes.