Med HR-platformen Emply har PlanBørnefonden skabt et solidt digitalt fundament for hele medarbejderrejsen – fra rekruttering og onboarding til masterdata og tidsregistrering. Resultatet er effektiviserede processer, bedre datastyring og mere tid til det vigtigste: At sikre en bedre fremtid for verdens mest udsatte børn og unge.

PlanBørnefonden arbejder i verdens mest skrøbelige og udsatte områder for at sikre børns og unges rettigheder og skabe lige muligheder for alle uanset køn. PlanBørnefonden er en del af den internationale organisation Plan International og er til stede i flere end 80 lande.  

Med støtte fra mere end 45.500 private sponsorer, virksomheder og fonde er PlanBørnefonden både et stærkt humanitært brand og en attraktiv arbejdsplads. De seneste år er organisationen vokset fra 63 til 102 medarbejdere. Men vækst stiller krav. Og særligt på HR-siden stod det klart, at tiden var inde til et digitalt løft. 

Udfordring: Fragmenterede processer og manuelle arbejdsgange 

Før Emply blev implementeret, blev medarbejderdata opbevaret i flade filer og ajourført i Excel-ark på interne drev. Rekruttering og onboarding foregik manuelt, og der fandtes ikke ét samlet system til at håndtere masterdata, kontrakter, fravær og tidsregistrering. 

“Det blev for tungt og usikkert at manøvrere rundt i store Excel-ark. Det tog også tid fra det, vi egentlig burde fokusere på – eksempelvis at lette driften og frigive kapacitet til mere værdiskabende HR,” fortæller Susan Jane Barker, People Operations Specialist i PlanBørnefonden. 

Løsning: Valget faldt på Emply – én samlet løsning 

I efteråret 2021 lavede PlanBørnefonden en grundig markedsscreening af løsninger for at indfri målet om at blive mere datadrevet og effektiv, dog uden at løsningen blev for kompleks eller kostbar. Tre løsninger blev vurderet, og valget faldt på Emply. 

“Emply skiller sig ud på flere måder. Det er en allroundløsning, der dækker hele medarbejderrejsen - lige fra rekruttering, onboarding og masterdata til fraværsregistrering og lovpligtig tidsregistrering. Platformen har et meget brugervenligt design og er nem at ændre og skalere. Og så matchede Emply vores budgetramme,” siger Susan Jane Barker. 

Emply blev implementeret hen over seks måneder og gik i drift i januar 2023. Undervejs blev projektet støttet af konsulenter fra Devoteam og Emply – og samarbejdet oplevedes som både konstruktivt og tillidsfuldt. 

“Vi følte os i gode hænder hele vejen. Konsulenten fra Emply var en værdifuld sparringspartner gennem processen, og da vi overgik til drift, fik vi en customer success manager, som stadig følger op og spørger, om vi har brug for hjælp. Vi har også haft meget positive oplevelser med support. Det giver alt sammen stor tryghed,” siger hun. 

Resultat: Frihed, overblik og udvikling 

I dag anvender alle PlanBørnefondens 102 medarbejdere Emply – via web og app. Medarbejderne har adgang til egne stamdata, som de selv opdaterer.  

”Vi er gået fra 0 til 100, kan man sige. Fra et HR-perspektiv giver Emply præcis den frihed og det overblik, som vi ønskede. Jeg sætter stor pris på, at vi nu har én samlet løsning til hele medarbejderrejsen – og som vi selv kan tilpasse. Det har virkelig stor værdi, at vi ikke skal have flere løsninger kørende på én gang. Det understøtter compliance og gør det langt lettere at kvalitetssikre vores HR-arbejde,” siger Susan Jane Barker og fortsætter:    

”Vi er særligt glade for rekrutterings- og onboardingmodulet, fordi det både effektiviserer vores processer og automatisk sender reminders og orienteringsmails ud til ledere og relevante afdelinger i forbindelse med nye medarbejdere eller fratrædelser. Det er en meget mærkbar forbedring sammenlignet med før, hvor vi selv måtte skrive og sende mails ud. Med automatiserede påmindelser, notifikationer og effektive godkendelsesflows har vi nu sikkerhed for, at vi ikke misser noget undervejs.” 

PlanBørnefonden har også fået en stærk, visuel og funktionel karriereside. Den fungerer som et vigtigt udstillingsvindue for organisationen – og understøtter rekrutteringsmodulet, som anvendes af både ledere og People & Culture. 

“Lederne er meget tilfredse med rekrutteringsdelen. De kan følge hele processen, rate kandidater og trække data – alt er samlet ét sted,” fortæller hun. 

 
Gennem Emplys API kan organisationen desuden integrere data med Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations og anvende det i rapportering og analyse. 

“Vi bruger langt mindre tid på drift – og langt mere på udvikling. Det er guld værd. Helt personligt giver systemet mig mulighed for at tage større ansvar, fordi processerne er mere robuste og gennemsigtige,” siger Susan Jane Barker. 

En tæt partner i den digitale transformation 

PlanBørnefonden er langt fra færdig med at udvikle arbejdet i People & Culture. Fremover er overvejelsen at tage læringsmodulet i brug, som er inkluderet i PlanBørnefondens pakke, udbygge karrieresiden yderligere og udnytte rapporteringsmulighederne endnu mere aktivt. 

"Vi vil fortsætte med at udvikle os og bruge Emply til at forbedre medarbejderoplevelsen. Jo mere vi kan digitalisere og effektivisere, desto flere ressourcer kan vi sende ud i verden og gøre en forskel."  

PlanBørnefonden bruger Emply til: 

• Rekruttering og karriereside 

• Onboarding og kontraktstyring 

• Masterdata og fraværsregistrering 

• Lovpligtig tidsregistrering via app og web 

Om PlanBørnefonden 

PlanBørnefonden er en af Danmarks største udviklings- og nødhjælpsorganisationer. Med over 100 medarbejdere arbejder organisationen for at sikre børn og unges rettigheder og muligheder – særligt piger og kvinder - i nogle af verdens mest sårbare områder. Arbejdet er forankret i lokale partnerskaber og finansieres af tusindvis af private sponsorer, fonde og institutionelle donorer. PlanBørnefonden er en del af Plan International, en af verdens ældste og største børnerettighedsorganisationer.